7 kwietnia 2023 wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnioną z pracodawcą. Na działy HR tym samym spada nowy obowiązek określenia zasad pracy zdalnej w organizacji i przygotowania narzędzi do każdorazowego uzgadniania adresu wykonywania pracy zdalnej przez pracowników oraz zbierania tych danych historycznie.
6 lutego 2023 Polski Rząd ogłosił ustawę nowelizującą Kodeks Pracy. Po wielu latach oczekiwania, rozstajemy się w końcu z regulacjami dotyczącymi tzw. „telepracy” i wprowadzamy nowoczesne podejście zwane „pracą zdalną”. Jednocześnie zostają uchylone przepisy o pracy zdalnej z ustawy z marca 2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, która definiowała tymczasowo, jak praca zdalna może być wykonywana.
Nowe Obowiązki
Na pracodawców spadają nowe obowiązki:
- ustalenie zasad pracy zdalnej (w jakim wymiarze, czy dla wszystkich, czy za zgodą przełożonego itp.)
- zapewnienie pracownikom pracującym zdalnie: materiałów i narzędzi, szkolenia i pomocy technicznej, pokrycie niezbędnych kosztów.
Pracownicy natomiast muszą każdorazowo uzgadniać z pracodawcą adres, pod którym wykonują pracę zdalną. Oznacza to, że jeśli pracownik w poniedziałek pracuje z domu, we wtorek z domu rodziców, w środę z biura, w czwartek z nad morza, a w piątek ma urlop, to będzie z tego wiele formalności i danych, które pracodawca musi zbierać.
Od 7 kwietnia 2023 miliony Polaków korzystających z pracy zdalnej będą musiały w jakiś sposób się z niej rozliczyć, a przedsiębiorcy będą zobowiązani do konsekwentnego zbierania tych danych. W związku z tymi i innymi potrzebami (forma pracy zdalnej wymaga trochę innych narzędzi i strategii zarządzania niż tradycyjna praca w biurze), wiele firm zaczyna korzystać z narzędzi technologicznych, które oferują funkcjonalności dedykowane zarządzaniu pracą zdalną w organizacji.
Jakie narzędzia mogą być pomocne?
Od początku pandemii Covid-19 obserwujemy wzmożone zainteresowanie firm systemami zarządzania biurem, które pozwalają pracownikom rezerwować biurka. Taki system pozwala zbierać informacje o tym, kto w biurze jest. Do pełni sukcesu brakuje nam tylko danych o tym, gdzie są pozostali.
Whirla Smart Office, system do zarządzania biurem, wprowadziła właśnie uzupełniającą funkcję statusów pracowniczych. Dzięki poręcznej aplikacji mobilnej pracownik może już dziś oznaczyć swój status w kalendarzu. Do wyboru ma 4 opcje:
- praca z domu,
- praca w biurze,
- praca w terenie
- nieobecność.
Czym jest Whirla Smart Office i jakie funkcjonalności oferuje?
Whirla Smart Office to system do rezerwacji zasobów w biurze, takich jak m.in. biurka, sale konferencyjne i miejsca parkingowe. Dzięki danym z dokonywanych przez pracowników rezerwacji, zbieranym na bieżąco w panelu administracyjnym, pracodawcy mogą w łatwy sposób monitorować wykorzystanie zasobów w firmie oraz weryfikować, czy powierzchnia ich biura jest efektywnie użytkowana.
Pracodawca w panelu administracyjnym może przypisać pracownikom wybrany status wyjściowy (defaultowy), a aplikacja w zależności od tego, czy pracownik dokona rezerwacji zasobu w biurze bądź nie, aktualizuje ten status. Przykładowo, jeśli dana organizacja wdrożyła hybrydowy model pracy z przewagą pracy zdalnej, to pracodawca po otrzymaniu od pracownika wniosku o wykonywanie pracy zdalnie, w panelu administracyjnym może ustawić takiej osobie status wyjściowy „praca z domu”.
Aplikacja rozumie, że jeśli pracownik, który ma ustawiony na stałe status „praca z domu”, zarezerwuje stanowisko pracy w biurze, oznacza to, że będzie pracował z biura w tym konkretnym dniu. Automatycznie zmieni więc status pracownika na pracę w biurze. Każdy pracownik ma również możliwość manualnej zmiany swojego statusu. Dzięki temu pracodawca w każdym momencie może zweryfikować statusy swoich pracowników, które będą aktualizowane na bieżąco w zależności od dokonywanych przez pracowników rezerwacji.
Informacja o tym, skąd danego dnia pracownicy wykonują swoją pracę jest również bardzo istotna dla organizacji w kontekście m.in. konieczności zwrotu kosztów za pracę zdalną. Administratorzy mogą w kilka sekund wygenerować z panelu administracyjnego raporty ze statusów wszystkich (lub wybranych) pracowników oraz w podziale na zespoły, dzięki czemu dział kadr lub księgowości może łatwo sprawdzić kto, i ile dni pracował zdalnie, i w związku z tym odpowiednio zarządzić zwrotem kosztów.
Dodatkowo organizacja, w tym również managerowie poszczególnych zespołów, zyskuje dzięki temu dostęp do wiedzy, jak pracują ich ludzie (w większości zdalnie/z biura/pół na pół), co umożliwia im bardziej efektywne zarządzanie nie tylko powierzchnią biura, ale również samym zespołem. Statusy widoczne w aplikacji są także dużym ułatwieniem dla samych pracowników. W większych organizacjach (zatem często w większych biurach), z wdrożonym hybrydowym modelem pracy, mogą szybko sprawdzić w aplikacji status swoich kolegów – skąd pracują, i jeśli w biurze, to gdzie mogą ich znaleźć.
Zarówno większe, jak i mniejsze firmy, mając na bieżąco dostęp do danych dotyczących dokonywanych rezerwacji, jak i statusów swoich pracowników, zyskują dodatkową wiedzę, jak w rzeczywistości funkcjonuje ich organizacja i pracownicy. Mogą dowiedzieć się również, jak wykorzystywane jest biuro, i czy na pewno efektywnie. A to w obecnych realiach, gdy praca zdalna staje się coraz popularniejsza (i w związku z tym pojawiają się nowe potrzeby pracowników), oraz gdy rosną koszty utrzymania biura, często jest wiedzą kluczową.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, umów się na demo z naszym ekspertem – https://calendly.com/renata-hartle/whirla-demo-systemu