Poniższa Polityka Prywatności określa zasady zapisywania i uzyskiwania dostępu do danych na Urządzeniach Użytkowników korzystających z Serwisu do celów świadczenia usług drogą elektroniczną przez Administratora oraz zasady gromadzenia i przetwarzania danych osobowych Użytkowników, które zostały podane przez nich osobiście i dobrowolnie za pośrednictwem narzędzi dostępnych w Serwisie. Wersja w języku angielskim poniżej/English below.

§1 Definicje

1. Serwis – strona internetowa www.whirla.pl oraz aplikacja mobilna Whirla Smart Office dostępna na urządzenia z systemem Android oraz iOS.
2. Administrator Danych – „Whirla sp. z o.o.”, z siedzibą w Warszawie, rondo ONZ 1, poziom 10, 00-124 Warszawa, NIP: 1132995291, KRS: 0000777046.
3. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Serwisu.
4. Urządzenie – komputer, smartfon, tablet lub inne urządzenie, na którym Użytkownik korzysta z Serwisu.
5. Dane osobowe – informacje umożliwiające identyfikację Użytkownika zgodnie z RODO.
6. Przetwarzanie danych – wszelkie operacje na danych osobowych, takie jak ich zbieranie, przechowywanie, udostępnianie czy usuwanie.
7. Cookies (ciasteczka) – niewielkie pliki tekstowe przechowywane na Urządzeniu Użytkownika w celu optymalizacji korzystania z Serwisu.

§2 Administrator Danych i Kontakt

Administratorem danych jest Whirla sp. z o.o.. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się skontaktować pod adresem e-mail: [email protected].

§3 Zakres zbieranych danych

Serwis zbiera dane osobowe w zależności od sposobu korzystania:

1. Dane gromadzone automatycznie (aplikacja i strona www)

• Adres IP,
• Rodzaj urządzenia i system operacyjny,
• Przybliżona lokalizacja (jeśli Użytkownik wyrazi na to zgodę),
• Dane diagnostyczne (np. błędy w aplikacji lub Serwisie).

2. Dane podawane przez Użytkownika

• Imię i nazwisko,
• Adres e-mail,
• Numer telefonu (jeśli wymagane do kontaktu lub rezerwacji),
• Dane podane w formularzach kontaktowych na stronie www.whirla.pl.

3. Dane zbierane na potrzeby działania funkcji aplikacji

• Dostęp do lokalizacji (np. do zarządzania inteligentnym biurem),
• Dostęp do aparatu (np. skanowanie kodów QR),
• Dostęp do pamięci urządzenia (np. do przechowywania ustawień).

§4 Cel przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

1. Świadczenia usług Aplikacji i strony www, w tym:
   • Zarządzania inteligentnym biurem,
   • Autoryzacji dostępu do biura,
   • Obsługi rezerwacji biurek i sal konferencyjnych,
   • Odpowiedzi na zapytania przesyłane przez formularz kontaktowy.
2. Poprawy działania Serwisu, w tym:
   • Analizy statystyk użytkowania,
   • Diagnostyki błędów i problemów technicznych.
3. Komunikacji z Użytkownikami, w tym:
   • Obsługi zgłoszeń i wsparcia technicznego,
   • Wysyłania powiadomień push o ważnych aktualizacjach i funkcjonalnościach Serwisu.

§5 Udostępnianie danych osobowych

1. Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim bez zgody Użytkownika.
2. Dostęp do danych mogą mieć:
   • Firmy hostingowe obsługujące serwery Serwisu,
   • Podmioty świadczące usługi techniczne,
   • Partnerzy biznesowi współpracujący z Administratorem w zakresie funkcjonowania Aplikacji i strony www.

§6 Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane Użytkowników przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub modyfikacją.

§7 Uprawnienia Użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

1. Dostępu do swoich danych – możliwość uzyskania informacji o tym, jakie dane są przetwarzane.
2. Sprostowania danych – jeśli są nieprawidłowe lub nieaktualne.
3. Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – na żądanie Użytkownika.
4. Ograniczenia przetwarzania danych – np. w przypadku wątpliwości co do ich poprawności.
5. Przenoszenia danych – jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy.
6. Sprzeciwu wobec przetwarzania danych – jeśli Użytkownik nie zgadza się na dalsze przetwarzanie.

Żądania dotyczące przetwarzania danych można kierować na adres [email protected].

§8 Pliki Cookies i technologie śledzące

1. Serwis korzysta z plików cookies i technologii śledzących w celu optymalizacji działania.
2. Pliki cookies mogą być używane do analizy ruchu na stronie www.whirla.pl, dostosowania treści oraz personalizacji reklam.
3. Użytkownik może zarządzać zgodami na zbieranie danych w ustawieniach przeglądarki lub aplikacji.

§9 Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmian w Polityce Prywatności. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna w Aplikacji oraz na stronie www.whirla.pl.

Privacy Policy – Whirla Smart Office & Whirla.pl

§1 Definitions

1. Service – the website www.whirla.pl and the Whirla Smart Office mobile application available for Android and iOS devices.
2. Data Controller – “Whirla sp. z o.o.”, headquartered in Warsaw, Rondo ONZ 1, 10th floor, 00-124 Warsaw, NIP: 1132995291, KRS: 0000777046.
3. User – a natural person using the Service.
4. Device – a computer, smartphone, tablet, or other device used by the User to access the Service.
5. Personal Data – information that allows identifying the User in accordance with the GDPR.
6. Data Processing – any operation performed on personal data, such as collection, storage, sharing, or deletion.
7. Cookies – small text files stored on the User’s Device to optimize the use of the Service.

§2 Data Controller and Contact Information

The Data Controller is Whirla sp. z o.o.. For matters related to data protection, you can contact us via email at [email protected].

§3 Scope of Collected Data

The Service collects personal data depending on how it is used:

1. Data collected automatically (application and website)

• IP address,
• Type of device and operating system,
• Approximate location (if the User grants permission),
• Diagnostic data (e.g., errors in the application or Service).

2. Data provided by the User

• First and last name,
• Email address,
• Phone number (if required for contact or reservations),
• Data entered in contact forms on www.whirla.pl.

3. Data collected for application functionality

• Access to location services (e.g., for smart office management),
• Access to the camera (e.g., for QR code scanning),
• Access to device storage (e.g., to save settings).

§4 Purpose of Data Processing

Personal data is processed for the following purposes:

1. Providing the Application and Website services, including:
   • Smart office management,
   • Authorizing office access,
   • Managing desk and conference room reservations,
   • Responding to inquiries sent via the contact form.
2. Improving the Service, including:
   • Analyzing usage statistics,
   • Diagnosing errors and technical issues.
3. Communicating with Users, including:
   • Handling requests and providing technical support,
   • Sending push notifications about important updates and Service features.

§5 Sharing Personal Data

1. Personal data is not sold or shared with third parties without the User’s consent.
2. Data may be accessed by:
   • Hosting providers managing the Service’s servers,
   • Technical service providers,
   • Business partners collaborating with the Data Controller in the operation of the Application and Website.

§6 Data Security

The Data Controller implements appropriate technical and organizational measures to protect User data from unauthorized access, loss, or modification.

§7 User Rights

The User has the right to:

1. Access their data – obtain information about the data being processed.
2. Rectify data – correct inaccurate or outdated data.
3. Delete data ("right to be forgotten") – request data removal.
4. Restrict data processing – in case of doubts about the accuracy of the data.
5. Data portability – if data is processed based on consent or a contract.
6. Object to data processing – if the User does not agree with further processing.

Requests regarding data processing can be sent to [email protected].

§8 Cookies and Tracking Technologies

1. The Service uses cookies and tracking technologies to optimize performance.
2. Cookies may be used for analyzing website traffic, content customization, and personalized advertising.
3. The User can manage cookie settings in their browser or application preferences.

§9 Changes to the Privacy Policy

The Data Controller reserves the right to modify the Privacy Policy. The latest version will always be available in the Application and on www.whirla.pl.