Obsługa gości zaczyna się jeszcze przed ich przyjazdem. Moduł Wirtualnej Recepcji pozwala zaplanować wizytę, zarejestrować ją i obsłużyć – minimalizując zaangażowanie użytkowników i automatyzując cały proces.
System łączy awizacje, rejestrację i komunikację w jednym miejscu. Gość może zarejestrować się samodzielnie, a host otrzymuje informację o jego przybyciu bez angażowania recepcji.
Awizacje gości
Wizyty mogą być zaplanowane z wyprzedzeniem i zarządzane w panelu web lub aplikacji mobilnej.
- tworzenie, edycja i usuwanie awizacji
- podgląd wszystkich zaplanowanych wizyt
- jedna lista gości i odwiedzin
Wszystkie wizyty są dostępne w jednym widoku – bez rozproszenia informacji między narzędziami.
Automatyczna komunikacja
Każda zmiana wizyty jest automatycznie komunikowana.
- wysyłka e-maili do gości
- załącznik kalendarza
- aktualizacje przy zmianach lub anulowaniu
Gość otrzymuje komplet informacji o wizycie bez dodatkowych działań po stronie organizatora.
Powiązanie z rezerwacjami
Wizyty mogą być częścią innych działań w systemie.
- automatyczna awizacja przy rezerwacji sal
- powiązanie gości ze spotkaniami
- synchronizacja danych wizyty
Dodanie gościa do spotkania automatycznie tworzy jego awizację.
Rejestracja gości na miejscu
Gość może zarejestrować się samodzielnie po przyjściu do biura.
- rejestracja na tablecie w recepcji
- wpisanie danych lub skan kodu QR
- szybki i intuicyjny proces
Tablet działa jako cyfrowa recepcja – bez konieczności obsługi przez personel.
Rejestracja z własnego urządzenia
Proces rejestracji nie wymaga fizycznej obecności przy recepcji.
- możliwość rejestracji z telefonu
- skanowanie kodu QR
- dostęp do formularza zdalnie
Gość może zarejestrować się jeszcze przed wejściem do biura.
Powiadomienia o przybyciu
System automatycznie informuje o obecności gościa.
- powiadomienie do hosta
- informacja o przybyciu w czasie rzeczywistym
- brak potrzeby ręcznego zgłaszania wizyty
Gospodarz otrzymuje informację o gościu natychmiast po jego rejestracji.
Wirtualna Recepcja w aplikacji mobilnej
Rejestracja i obsługa wizyt mogą odbywać się także z poziomu aplikacji.
- skanowanie kodów QR
- rejestracja przybycia gościa
- dostęp dla uprawnionych użytkowników
Recepcja i pracownicy mogą obsługiwać wizyty bez dostępu do stanowiska komputerowego.
Role i dostęp do danych
Widoczność informacji i dostępne działania zależą od roli użytkownika.
- różne poziomy dostępu
- kontrola widoczności danych
- dostęp do edycji i zarządzania wizytami
Każdy użytkownik widzi tylko te dane, do których ma uprawnienia.
Zgody organizacyjne i RODO
System umożliwia zbieranie wymaganych zgód od gości.
- obsługa zgód RODO
- definiowanie wymaganych oświadczeń
- zapis informacji o zgodach
Proces rejestracji może uwzględniać wszystkie wymagania formalne związane z wizytą.
Konfiguracja i elastyczność
Sposób działania modułu może być dopasowany do organizacji.
- konfiguracja procesu rejestracji
- definiowanie komunikatów
- dopasowanie formularzy
Moduł można dostosować do standardów obsługi gości w danej firmie.