Moduł rezerwacji biurek pozwala zarządzać dostępnością stanowisk pracy i rezerwować konkretne miejsca w biurze – z poziomu aplikacji mobilnej lub panelu web.
Użytkownik widzi aktualną, rzeczywistą dostępność biurek (real-time availability) w biurze i podejmuje decyzję dotyczącą rezerwacji na podstawie konfiguracji przygotowanej przez administratorów biura.
Rezerwacja stanowisk pracy
Proces rezerwacji jest prosty i przewidywalny – jeden formularz umożliwia szybką rezerwację stanowiska.
System obsługuje:
- rezerwacje godzinowe i całodniowe
- rezerwacje cykliczne (np. stałe dni pracy z biura)
- rezerwacje grupowe dla zespołu
- natychmiastowe zmiany, edycję i anulowanie rezerwacji
Użytkownicy planują swoją obecność w biurze bez angażowania innych osób i bez dodatkowych narzędzi.
System wspiera model desk sharing (hot desking), w którym stanowiska nie są przypisane na stałe do pracowników.
Interaktywna mapa biura
Zamiast listy stanowisk użytkownik pracuje na rzeczywistym układzie przestrzeni.
- wizualny plan biura i pięter
- aktualny status biurek (dostępne, zajęte, niedostępne)
- obsługa wielu lokalizacji
Wybór miejsca odbywa się w kontekście – obok zespołu, w konkretnej strefie, na wybranym piętrze.
Widok mapy odzwierciedla faktyczne wykorzystanie przestrzeni w danym momencie.
Wyszukiwanie biurek i osób
System pozwala szybko zawęzić wybór do właściwych opcji.
- filtrowanie biurek według wyposażenia i atrybutów
- wyszukiwanie stanowisk spełniających filtry
- podgląd obecności współpracowników w biurze
- możliwość wyboru miejsca w pobliżu zespołu
Użytkownik może sprawdzić, kto pracuje danego dnia w biurze i gdzie zajmuje stanowisko.
Zasady rezerwacji
Sposób korzystania z biurek może być precyzyjnie określony i egzekwowany przez system.
- limity liczby rezerwacji
- maksymalny czas zajęcia stanowiska
- okno rezerwacji (jak długo do przodu można wykonywać rezerwacje)
- dostęp do wybranych stref
- dostęp czasowy do przestrzeni w zależności od dnia tygodnia
Użytkownik widzi tylko te opcje, które są zgodne z przyjętymi przez organizację zasadami.
Zasady rezerwacji (booking policies) działają automatycznie i nie wymagają ręcznej kontroli.
Zarządzanie stanowiskami
Dostępność biurek może być dynamicznie kontrolowana.
- przypisywanie stanowisk do osób lub zespołów
- blokowanie biurek
- dodawanie regulaminów, linków lub polityk organizacji do biura
- czasowe lub stałe wyłączanie z użycia
Każda zmiana jest od razu widoczna w systemie, dzięki czemu mapa zawsze pokazuje aktualny stan.
Potwierdzanie obecności
Rezerwacja może wymagać potwierdzenia po przyjściu do biura. Konfiguracja potwierdzenia jest dostępna w panelu web dla administratorów.
- potwierdzenie w aplikacji przy pomocy przycisku w wybranym oknie czasowym
- skan kodu QR przy stanowisku
- skan kodu QR z ekranu w przestrzeni biurowej
Niepotwierdzone rezerwacje mogą zostać automatycznie usunięte, co pozwala odzyskać niewykorzystane miejsca.
System obsługuje mechanizm check-in / check-out oraz automatyczne wykrywanie tzw. no-shows (niepotwierdzonych rezerwacji).
Dane i wykorzystanie przestrzeni
Każda rezerwacja to informacja o tym, jak działa biuro w praktyce.
- obłożenie biura w czasie
- wykorzystanie stanowisk i stref
- eksport danych (np. do CSV, XLS lub API)
- możliwość dalszej analizy pracy zespołów i trendów obłożenia biura
System daje dostęp do danych, które można wykorzystać przy planowaniu przestrzeni i decyzjach operacyjnych.
Dane mogą być wykorzystywane do analizy wykorzystania przestrzeni (workspace utilization) i optymalizacji liczby stanowisk.
Integracja
Moduł działa w oparciu o istniejące środowisko organizacji.
- integracja z katalogiem użytkowników (np. Azure AD)
- logowanie SSO
- role i uprawnienia (pracownik, administracja, recepcja)
Nie wymaga równoległego zarządzania użytkownikami ani dodatkowych struktur.
Synchronizacja użytkowników i struktury organizacyjnej odbywa się automatycznie.