Przez lata przestrzeń biurowa była projektowana wokół stałej obecności – zespoły pracowały w przewidywalnym schemacie, a organizacja miejsc była stosunkowo prosta. Model hybrydowy zmienił jednak sposób planowania pracy i wykorzystania biura.
Dziś ta sama przestrzeń może wyglądać zupełnie inaczej w poniedziałek, środę i piątek. Jednego dnia w biurze pojawia się większa część zespołu projektowego, innego dział sprzedaży, a jeszcze innego mniejsze grupy pracowników potrzebujące przestrzeni do pracy indywidualnej.
To sprawia, że pytanie „czy mamy wolne biurko?” przestaje wystarczać.
Znacznie ważniejsze stają się inne pytania:
- kto będzie w biurze?
- jakie zespoły pracują razem?
- jaka przestrzeń będzie potrzebna?
- jak przygotować biuro do wspólnych dni pracy bez ręcznego planowania wszystkiego od początku?
To właśnie na te potrzeby odpowiada Dynamiczna alokacja Whirla.
Rozwój Dynamicznej alokacji był związany z obserwacją tego, jak organizacje funkcjonują po kilku latach pracy hybrydowej oraz jak zmienia się sposób korzystania z biura.
Wspólnie z ekspertami Workplace Strategy z Colliers analizowaliśmy między innymi organizację wspólnych dni pracy, frekwencję zespołów, wykorzystanie przestrzeni oraz wyzwania związane z ograniczoną liczbą stanowisk w modelu współdzielenia biurek.
Wnioski były bardzo wyraźne – klasyczny desk booking pozostaje ważnym elementem pracy hybrydowej, ale sama rezerwacja miejsca nie zawsze wystarcza do dobrej organizacji obecności zespołów i współpracy w biurze.
Pracownicy coraz częściej przyjeżdżają do biura z konkretnym celem – żeby spotkać zespół, pracować wspólnie nad projektem, uczestniczyć w warsztacie lub skorzystać z przestrzeni dopasowanej do charakteru pracy.
W takim modelu biuro nie powinno być planowane wyłącznie wokół wolnych miejsc. Powinno być organizowane wokół kontekstu pracy.
Dynamiczna alokacja Whirla pomaga organizować przestrzeń właśnie w taki sposób. System uwzględnia między innymi frekwencję, wydarzenia, grupy użytkowników, strefy i wymagania dotyczące stanowisk, a następnie wspiera przygotowanie biura zgodnie z zasadami organizacji i aktualnymi potrzebami zespołów.
Managerowie zespołów mogą planować dni wspólnej pracy, również cyklicznie. Pracownicy mają prostszą ścieżkę: deklarują obecność, a system alokuje przestrzeń.
Biuro przestaje być statycznym układem stanowisk, stając się dynamicznym środowiskiem współpracy.
Dynamiczna alokacja jest naturalną ewolucją pracy hybrydowej – od rezerwacji miejsc do organizacji współpracy zespołów.