Wspólne przestrzenie konferencyjne wymagają nie tylko rezerwacji, ale także kontroli dostępu, kosztów i zasad wykorzystania. Moduł centrum konferencyjnego Whirla pozwala zarządzać obiektem wykorzystywanym przez wielu najemców – w sposób uporządkowany, przewidywalny i gotowy do rozliczeń.
Współdzielenie sal przez wielu najemców
System umożliwia korzystanie ze wspólnych zasobów przez różne organizacje w ramach jednego budynku lub kompleksu.
- wynajem sal dla wielu najemców
- przypisanie dostępu do konkretnych firm lub grup
- separacja danych między organizacjami
Każdy najemca korzysta ze wspólnych zasobów, zachowując pełną niezależność danych.
Rezerwacja i dostępność sal
Rezerwacja działa w oparciu o centralny system dostępności.
- bieżący podgląd harmonogramu sal
- eliminacja konfliktów rezerwacji
- możliwość łączenia sal w większe przestrzenie
System zarządza dostępnością sal w skali całego centrum konferencyjnego.
Budżety i kontrola kosztów
Moduł umożliwia przypisanie kosztów i kontrolę wykorzystania przestrzeni.
- grupy budżetowe (np. działy, najemcy)
- przypisywanie użytkowników do budżetów
- kontrola limitów wydatków
- rozliczanie rezerwacji według przyjętego modelu
Koszty korzystania z sal są przypisane i kontrolowane automatycznie.
Konfiguracja kosztów sal
Każda sala może mieć indywidualny model rozliczeń.
- koszt godzinowy lub inny model rozliczeniowy
- różne stawki dla różnych sal
- możliwość dopasowania do standardu pomieszczenia
Koszt rezerwacji jest uwzględniany już na etapie planowania spotkania.
Zasady rezerwacji
Sposób korzystania z przestrzeni może być precyzyjnie określony.
- minimalny czas trwania rezerwacji
- automatyczne przerwy serwisowe między spotkaniami
- ograniczenia dostępności
System pilnuje zasad i eliminuje konflikty bez ręcznej kontroli.
Centralny widok i harmonogramy
Dostępność sal może być prezentowana w przestrzeni biurowej.
- centralny ekran harmonogramu
- publiczny widok rezerwacji
- możliwość wyświetlania na monitorach
Harmonogram sal jest widoczny dla użytkowników bez konieczności logowania do systemu.
Tablety i panele przy salach
Dostępność sal widoczna jest bezpośrednio przy wejściu.
- tablety przy salach
- podgląd bieżących i nadchodzących rezerwacji
- możliwość szybkiej rezerwacji na miejscu
Zarządzanie przez recepcję
Recepcja może aktywnie wspierać obsługę centrum konferencyjnego.
- zarządzanie rezerwacjami w imieniu użytkowników
- wprowadzanie zmian i korekt
- nadzór nad dostępnością sal
Recepcja ma pełną kontrolę nad harmonogramem i może reagować w czasie rzeczywistym.
Notatki i zarządzanie operacyjne
System wspiera codzienną organizację pracy centrum konferencyjnego.
- notatki wewnętrzne dla zarządzających
- dodatkowe informacje o rezerwacjach
- wsparcie dla operacyjnego zarządzania